Externaliser certaines missions professionnelles peut être un réel atout pour un consultant. Il est toutefois essentiel de s’organiser efficacement si l’on souhaite éviter les déconvenues. Vous êtes consultant en portage salarial et souhaitez connaître les tenants et aboutissants de l’externalisation ? Notre article répond à toutes les questions.
Les spécificités du portage salarial
Le portage salarial repose sur une relation de confiance entre une entreprise et un consultant expert. Ce dernier recherche une clientèle et assure la réalisation des missions qu’on lui confie. Dans le même temps, l’entreprise de portage salarial s’occupe de l’ensemble des démarches chronophages et parallèles à l’activité du consultant.
Ainsi, le consultant n’est pas, officiellement, un professionnel indépendant. Il bénéficie d’un contrat de travail et apparaît dans les effectifs salariés de l’entreprise de portage salarial. En recourant au portage salarial, un consultant externalise, en quelque sorte, une partie des missions réalisée par les professionnels indépendants et les freelances :
- Le volet social. Le consultant est, comme nous l’avons vu, salarié de l’entreprise de portage salarial. Cette dernière s’occupe alors de l’émission des bulletins de paie et des déclarations sociales auprès des organismes collecteurs.
- La gestion comptable. En tant que salarié porté, il n’est pas nécessaire de produire les documents comptables usuels d’une entreprise classique (bilans, comptes de résultat, annexes, liasses fiscales…). Il n’est pas non plus nécessaire de réaliser l'assemblée générale annuelle des actionnaires.
- L’accompagnement administratif. Un consultant porté est aidé et guidé dans l’ensemble de ses démarches quotidiennes professionnelles. Par ailleurs, il peut bénéficier d’un appui concernant l’encadrement de la relation commerciale avec ses clients.
Néanmoins, un salarié porté peut, dans le cadre de ses missions, externaliser une partie de sa mission auprès de prestataires. Comme nous venons de le voir, son statut de salarié nécessite quelques ajustements à prendre en compte.
Pourquoi externalise-t-on certaines missions professionnelles ?
L’externalisation fait partie intégrante du monde professionnel. Il s’agit de confier à des tiers extérieurs le soin de réaliser telle ou telle mission en lien avec son activité. Dans le monde professionnel, il y a rarement de la place pour le « faire soi-même ». En effet, réaliser soi-même certaines missions complexes et spécifiques expose à plusieurs risques :
- Le manque de qualité ou d’exactitude du rendu. Il est possible de commettre des erreurs lorsque l’on réalise soi-même certaines missions. Ainsi, la correction de toutes les inexactitudes peut représenter un certain temps, voire conduire à des régularisations coûteuses.
- La perte de temps. Ce temps peut, parfois, être compté dans une activité professionnelle. Il est donc essentiel de ne pas le gaspiller en réalisant des missions pour lesquelles nous ne sommes pas qualifiés.
- La non-conformité légale. Certaines missions nécessitent l’intervention de professionnels bénéficiant d’un agrément ou d’une inscription à leur branche professionnelle. Il est donc parfois tout simplement illégal de réaliser soi-même certaines missions.
Externaliser une partie de ses missions professionnelles permet donc de confier le travail à un expert. Il s’agit d’une assurance et d’un gain de temps non négligeables.
S’organiser efficacement pour une externalisation réussie
Les entreprises clientes ont des besoins de plus en plus complexes du fait des évolutions du monde professionnel. Ainsi, il arrive qu’un prestataire ne soit pas en mesure de proposer une expertise plurielle sur la totalité de la prestation. Certains pans de la mission nécessitent alors d’être externalisés si l’on souhaite obtenir un résultat qualitatif. Il existe plusieurs éléments à prendre en considération pour réussir l’externalisation d’une partie de ses missions.
Choisir des prestataires de confiance
Les sous-traitants ne doivent pas se choisir au hasard. En effet, le risque est d’obtenir un rendu de piètre qualité, dont le résultat va poser un problème de crédibilité au consultant. Dans un premier temps, il peut être utile de demander les références du prestataire afin de bien vérifier sa capacité à réaliser la mission confiée.
Par ailleurs, il est préférable de faire valider chaque étape réalisée de votre sous-traitant par le client. Le fonctionnement normal est donc d’attendre que le sous-traitant ait terminé sa mission avant de régler la prestation.
La facturation du professionnel sous-traitant
Il est essentiel d’informer l’entreprise cliente lorsqu’une partie de la mission va être externalisée. Le plus simple étant que l’entreprise règle directement le montant de la prestation auprès du professionnel sous-traitant. Ainsi, cette organisation clarifie le circuit comptable. En effet, en tant que salarié d’une entreprise de portage salarial, le consultant ne peut engager des achats au nom de celle-ci.
Il convient toutefois de préciser qu’il est important de déterminer, avec l’entreprise cliente, l’enveloppe totale. En effet, le recours à un sous-traitant fait mathématiquement diminuer la part accordée au consultant. Il y a surcoût lorsque l’entreprise cliente transmet un nouveau besoin après la validation d’un premier devis.
Les logiciels d’automatisation des tâches
On considère, à tort, qu’il n’est possible d’externaliser qu’à d’autres professionnels. Or, il existe des logiciels capables de réaliser un ensemble de tâches (parfois chronophage) dans le cadre d’une mission. Les coûts en lien avec l’utilisation de ces logiciels peuvent entrer, eux aussi, dans la catégorie des frais professionnels.
Il est essentiel de bien tenir à jour ses frais professionnels puisqu’ils ont une incidence sur le calcul de la rémunération. En effet, en portage salarial, les frais liés à l’exercice de la mission peuvent faire l’objet de déductions fiscales.
L’importance du réseau de consultants en portage salarial
Enfin, en dernier point, il est essentiel de ne pas omettre l’un des avantages essentiels du portage salarial. Les entreprises de portage regroupent, en générale, des dizaines voire des centaines de consultants portés. Dans ce contexte, un consultant bénéficie de personnes-ressources de haute qualité et expertes dans leur domaine.
Ainsi, ce réseau d’experts facilite l’externalisation des missions. En effet, il est alors aisé de trouver un consultant en mesure de réaliser la mission en question. Par ailleurs, le recours à d’autres consultants portés permet, quand cela est possible, de communiquer sur son expertise. Ainsi, lorsqu’une mission similaire revient, un consultant peut bénéficier d’un retour d’ascenseur. La consolidation de son réseau « interne » n’est donc pas à négliger pour développer l'activité.
