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Comment réaliser des reporting efficaces ?

Comment réaliser des reporting efficaces ?

Véritable outil permettant de suivre et d’améliorer les performances d’une activité, le reporting s’impose peu à peu dans les pratiques professionnelles. Le reporting aide, ainsi, au quotidien, les entrepreneurs (qu’ils soient indépendants ou non) à prendre les bonnes décisions. Vous souhaitez connaître les moyens permettant de réaliser des reporting efficaces ? Notre article fait le point, pour vous, sur cette question.

Reporting : qu’est-ce que c’est ?

La réalisation d’un reporting consiste, de manière concrète, à effectuer une synthèse de différentes informations et données portant sur une activité. Ce document se construit autour de la mise en avant d’indicateurs chiffrés, d’éléments de performance et de comparaison avec les années antérieures.

Le reporting est, en règle générale, transmis à des parties prenantes internes ou externes. Parmi les parties prenantes internes, nous avons donc :

  • Les actionnaires et associés. Le reporting va avoir comme objectif de rassurer ces acteurs sur leurs investissements dans l’entreprise.
  • La direction. Certains dirigeants de filiales peuvent réaliser des reporting à destination de la direction de la maison-mère. Le document va alors servir de justificatif et de preuve de leurs résultats en faveur de l’entité.
  • Les représentants du personnel. Dans certaines situations, le reporting peut constituer un état de lieux global de la situation d’une entreprise. Il permet d’indiquer aux représentants du personnel ce qu’il sera possible, ou non, d’obtenir en termes d’avantages financiers.
  • La hiérarchie de l’entreprise de portage salarial. Pour les consultants “portés”, la réalisation d’un bilan mensuel est une obligation présente dans la convention collective. Il est nécessaire de souligner que la réalisation de ce bilan permet, en règle générale, à l’entreprise de portage d’adapter son accompagnement vis-à-vis du salarié porté.


Ainsi, le reporting peut être utile pour les indépendants souhaitant s’ouvrir à des investisseurs. Il convient, toutefois, de souligner que les indépendants recourent davantage au reporting pour s’adresser à des partenaires extérieurs. Concernant les parties prenantes externes, nous avons donc :

  • Les collectivités. Ces organismes publics peuvent, selon certaines situations, attribuer des aides et des subventions à des entrepreneurs. Ils peuvent même nouer des relations plus proches en cas d'organisation d’événements ou d’animation locale sur des territoires. Un entrepreneur peut donc envoyer son reporting de l’année écoulée à ces organismes afin de démontrer l’apport des collectivités dans les résultats de cette activité.
  • Les organismes financeurs. En cas de problème financier ponctuel, la production et l’envoi d’un reporting détaillé vont permettre de rassurer les financeurs. Ce document vient appuyer l’argumentation selon laquelle la difficulté vécue est passagère.
  • Les incubateurs. Il s’agit d’organismes qui aident à la structuration et à la consolidation d’une activité. Réaliser un reporting constitue, en règle générale, presque une obligation.

 

Indépendants : réaliser un reporting efficace pour vos partenaires

Il existe plusieurs points fondamentaux à intégrer pour réaliser un reporting efficace pour votre activité. Tour d’horizon des différents éléments à prendre en compte.

La gestion de la collecte des informations

Pour qu’un reporting soit pleinement efficace, les informations indiquées doivent être sincères et fiables. Ne pas intégrer ce premier point constituerait une erreur majeure pour son activité. Le corollaire logique serait alors la perte de confiance et la fin de certains partenariats stratégiques.

En d’autres termes, il est préférable de communiquer sur tous les volets d’une activité, y compris sur les indicateurs qui ne mettent pas en valeur l’entreprise. Il est toujours important, en tant qu’entrepreneur, d’être en mesure d’identifier ses manques pour pouvoir mieux les corriger.

Le choix des indicateurs

Lorsque l’on réalise un reporting pour la première fois, il peut être difficile de savoir quels indicateurs peuvent apparaître dans ce type de document. Ainsi, un indépendant peut opter pour ces éléments :

  • Le niveau de chiffre d’affaires de l’année écoulée. Il s’agit de mettre ce chiffre en perspective avec les années précédentes. En cas de baisse du chiffre d’affaires, il est important de savoir l’expliquer. Dans le cas contraire d’une hausse importante d’activité, il est également nécessaire de pouvoir le justifier.
  • Le nombre de clients et de commandes. Le volume de chiffre d’affaires peut être important, mais si un client représente 80 à 90 % de ce chiffre alors l’entrepreneur reste sous une menace certaine.
  • Le nombre de visiteurs sur son site Internet et l’activité sur les réseaux sociaux. Ces éléments donnent une bonne indication de la relation qu’entretient un entrepreneur avec sa communauté.
  • Les autres indicateurs d’activité. Un entrepreneur peut également indiquer le nombre de conférences réalisées, le volume d’événements organisés, les certifications obtenues, les projets concrétisés, etc. voire même indiquer lorsque la presse ou des blogs parlent de l’activité de l’entrepreneur.


Enfin, le reporting ne doit pas nécessairement comporter que des indicateurs chiffrés au risque d’être limité dans son analyse. Un entrepreneur peut également mettre en avant les efforts réalisés en matière de Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE).

La clarté du document

Un reporting, comme nous l’avons vu plus haut, est un document à destination des partenaires. Ce document doit donc faire preuve de clarté sur deux aspects fondamentaux :

  • Le langage employé. Il est essentiel d’utiliser des mots clairs et compréhensibles de tous. Le langage technique peut être présent s’il est défini en amont.
  • La structuration du document. Il ne s’agit pas de mettre, pêle-mêle, un ensemble d’indicateurs. S’il est nécessaire d’être totalement sincère sur les données, un entrepreneur peut structurer son document de sorte à mettre en avant tel élément plutôt qu’un autre.

 

Reporting : en conclusion

Le reporting est un document qui doit tout à la fois aider à la décision tout en éclairant les partenaires sur les performances d’une activité. Il est donc essentiel de structurer ce document à l’aune de ces deux exigences.

Par ailleurs, il convient également de souligner qu’un reporting ne crée pas de valeur dans la mesure où la réalisation d’un bilan n’apporte ni clientèle ni hausse du bénéfice. Il faut alors garder un équilibre entre le temps passé pour réaliser le reporting et celui consacré au développement de l’activité. La surproduction de reporting est inefficace, sur le moyen et long terme, pour une activité professionnelle.

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