Les professionnels indépendants sont habitués à travailler à distance. Néanmoins, le « tout-à-distance » n’est pas nécessairement la solution. Ainsi, il est important de mélanger temps en présentiel et échanges à distance. Vous souhaitez savoir comment réaliser la combinaison la plus pertinente ? Notre article fait le point sur les éléments d’organisation les plus pertinents.
Le développement du travail à distance
Le travail à distance, ou le télétravail, connait une progression continue depuis quelques années. Les professionnels y ont recours afin de pouvoir combiner le travail avec les tâches quotidiennes d’une vie de famille.
Ainsi, certains professionnels pouvaient, déjà, bénéficier d’une journée de télétravail par semaine. Peu à peu, il semble prévisible que le télétravail va s’accentuer. En effet, cette stratégie permet aux dirigeants d’une entreprise de prendre en compte les besoins des salariés. Par ailleurs, les études ne font pas état d’une baisse de la productivité lorsque l’on travaille à distance.
Il convient aussi de noter que le travail à distance n’a pas attendu la crise épidémique du Coronavirus pour se développer. Comme les ventes sur les sites de e-commerce, il s’agissait déjà d’une évolution structurelle prévisible. La crise sanitaire n’a fait que donner un accélérateur pour une tendance déjà bien amorcée.
Le travail à distance chez les indépendants
Les professionnels indépendants ont été, quant à eux, davantage à la pointe sur cette question du travail à distance. En effet, plusieurs raisons fondamentales expliquent cette situation :
- Le coût des locations. Les indépendants qui débutent peuvent avoir un budget restreint. Ainsi, la location d’espaces professionnels peut apparaître comme bien trop onéreux. Les espaces de coworking, à la carte, peuvent être privilégiés.
- La durée des missions. Les indépendants sont souvent des prestataires qui vont intervenir sur des missions courtes. Pour les entreprises clientes, il n’est pas alors nécessaire de « réserver » un espace de travail physique aux indépendants. La mission se réalise donc majoritairement à distance.
- Le goût de la liberté. Beaucoup de professionnels se lancent dans l’entrepreneuriat par amour pour la liberté. Ils ne souhaitent donc pas « s’enfermer » dans des bureaux. De nombreux professionnels indépendants vont alors travailler dans des villes différentes de celles de leurs clients.
Par ailleurs, il convient de préciser que les professionnels en portage salarial peuvent librement choisir leur lieu de travail. En effet, cette liberté apparaît dans la Convention Collective du secteur.
Travail en présentiel : les éléments à prendre en compte
Les professionnels indépendants combinent souvent la réalisation de leurs missions de temps physiques et à distance. Néanmoins, les entreprises clientes peuvent avoir des contraintes en termes de disponibilités. Il n’est pas nécessaire, dans ce contexte, de convoquer des réunions physiques de manière excessive.
En règle générale, les entreprises clientes recourent aux professionnels indépendants pour bénéficier de leurs capacités d’autonomie. Il s’agit de s’épargner tous les volets des missions d’encadrement et de management.
Par ailleurs, il convient de rappeler que la crise sanitaire vient restreindre encore davantage les possibilités de réunions physiques. Si les rencontres dans un cadre professionnel sont encore possibles, chacun est invité à les réduire au maximum.
Le nombre de personnes présentes dans un même lieu est, toutefois, limité à 6. Ce chiffre bas peut, parfois, rendre superflue l’organisation de réunions physiques avec de nombreux partenaires. Il est alors préférable d’opter pour des visioconférences.
Ainsi, un professionnel indépendant n’a pas l’obligation de rendre des comptes lors d’entretiens physiques. Il doit alors travailler la manière dont il réalise ses bilans d’activités. Ce point n’est pas à négliger dans la mesure où il peut s’agir des seuls échanges entre un client et un prestataire.
Indépendant : l’importance des bilans d’activité
Un professionnel indépendant n’a pas de liens hiérarchiques vis-à-vis de l’entreprise cliente. Toutefois, par souci de bonne entente avec les clients, il est nécessaire de réaliser des bilans d’étape lors de la réalisation de missions.
Ces bilans doivent comprendre les éléments suivants :
- La clarté et la pédagogie. Le langage utilisé doit s’adapter aux connaissances de son interlocuteur. L’ensemble du bilan doit être compréhensible.
- Les moyens utilisés. Le prestataire peut préciser les moyens mis en œuvre pour réaliser les étapes en cours ainsi que les obstacles rencontrés.
- La description des étapes suivantes. Les clients apprécient de se projeter dans le temps. Il est alors nécessaire d’évoquer la réalisation des étapes suivantes.
- Le respect des délais. Le devis fait figurer, en règle générale, une date de livraison. Il s’agit de communiquer sur le respect effectif des délais pour rassurer le client.
Par ailleurs, il est parfois préférable d’être proactif. Ainsi, un professionnel indépendant peut anticiper les demandes de la clientèle. Il s’agit alors d’envoyer un bilan sans attendre une demande expresse de son client.
En parallèle de ces bilans, un professionnel indépendant peut utiliser des solutions de travail à distance partagées avec l’entreprise cliente. Cette stratégie permet de créer du « commun » comme nous allons le voir plus bas.
Les logiciels et solutions de travail partagé
Véritables ambassadeurs du travail à distance, les outils partagés viennent favoriser la réalisation commune de certaines missions. Ainsi, il est possible de concevoir un document ou une tâche en travaillant à plusieurs depuis différents ordinateurs.
On distingue plusieurs familles de logiciels de travail partagé :
- Les logiciels de suivi des missions. Ces outils permettent de faciliter l’attribution des missions et sous-tâches aux professionnels qui en ont la charge. Les responsabilités sont clarifiées et les délais communiqués à tous.
- Les solutions numériques collaboratives. Il s’agit de permettre à plusieurs utilisateurs de travailler collectivement sur un document, un tableur, etc… La présence des différents professionnels dans un même lieu n’est alors plus nécessaire.
- Les outils de visioconférences. La visioconférence offre la possibilité de réunir plusieurs participants à distance pour discuter et décider de certains points stratégiques.
En conclusion
Il est parfaitement possible, pour un professionnel indépendant, de réaliser un savant dosage entre le présentiel et le distanciel. Les rencontres physiques doivent être réservées pour des temps très précis au risque de donner le sentiment de faire perdre du temps à ses partenaires. Par ailleurs, le contexte sanitaire permet d’accompagner cette limitation des temps en présentiel et de favoriser d’autres outils de travail.
