Indépendants : les principes fondamentaux de la facturation

Les composantes de la facturation

La facturation est une mission souvent complexe pour les professionnels indépendants. Elle recoupe ainsi plusieurs volets qu’il convient de bien intégrer pour assurer une gestion optimale de son activité. Ainsi, en règle générale, la facturation s’inscrit dans plusieurs missions d’ordres comptables :

• Le traitement, l’enregistrement et le classement des différentes factures. On distingue les factures entrantes (que nos fournisseurs nous envoient) et les factures sortantes (que le professionnel indépendant envoie à ses clients).
• La réalisation de la liasse fiscale. Cette obligation légale est plus ou moins complexe en fonction du statut choisi. Cette liasse fiscale va regrouper tous les éléments en lien avec le Compte de Résultat, le Bilan (actif/passif) ainsi que d’autres documents comptables annexes.
• Le suivi des factures impayées. Comme nous allons le voir plus bas, le bon règlement des factures par les clients est essentiel pour assurer la pérennité de son activité.
• La réalisation de la déclaration mensuelle de TVA. Cette tâche concerne tous les professionnels indépendants à l’exception des micro-entrepreneurs. Néanmoins, ces derniers ne doivent pas dépasser un certain seuil de chiffre d’affaires.

Par ailleurs, la comptabilité va distinguer différents types de factures. Ainsi, pour une commande classique, on parle de « facture de doit » . Cette dernière est alors différente des factures « avoir » . Ces factures surviennent lorsqu’une partie de la commande a été retournée au fournisseur et qu’il n’y a pas eu de remboursement direct de la part de celui-ci.

Les mentions obligatoires d’une facture

Une facture doit respecter un certain format et doit faire apparaître un ensemble d’informations. Ainsi, il est essentiel que le fournisseur indique les éléments d’identification du client, la date, le contenu précis de la commande ou encore la numérotation de la facture.

La facture est un document justificatif entre un client et un fournisseur. En cas de litiges, la présence des éléments va permettre de déterminer plus facilement les responsabilités et donc, in fine, de régler plus rapidement les problèmes.

Ainsi, faire figurer toutes les informations sur une facture est essentiel pour faciliter les paiements. Néanmoins, dans certaines situations, un professionnel indépendant peut être confronté à des factures impayées.

La gestion comptable et commerciale des impayés

Une facture impayée correspond à la situation d’un refus de règlement d’un client à destination de son fournisseur. Le délai de paiement reste, selon la règlementation en vigueur, de 30 jours. Ainsi, on ne peut pas, juridiquement, parler d’impayé si le règlement n’est pas effectué avant l’expiration des 30 jours suivants l’émission de la facture.

Il reste évidemment possible de convenir d’un délai de paiement au-delà des 30 jours. L’article L441-10 du Code de Commerce précise que les parties peuvent s’entendre sur un délai allant jusqu’à 60 jours. Néanmoins, cette extension des délais de paiement doit être précisée par un contrat signé entre les deux parties.

Sans accord ni dérogation, au-delà des 30 jours, un professionnel indépendant peut alors être confronté à une facture impayée. Il peut se retrouver face à plusieurs situations.

Le client ne donne plus aucune nouvelle

Avec les échanges par mail, il arrive que certains clients refusent de donner la moindre nouvelle à l’issue de la prestation. Il est alors nécessaire d’éviter de travailler sur des prestations trop importantes avec des clients situés à l’autre bout du monde sans avoir de garanties financières solides. Dans ces situations, un acompte peut permettre de « tester » la capacité de paiement du potentiel client.

Le client est en difficulté financière

Cette deuxième situation est tout aussi problématique. En effet, la faillite d’un client peut, dans certaines situations, empêcher de récupérer les sommes en question. Il est alors nécessaire d’entamer des démarches pour obtenir le règlement rapide avant que le client soit placé en cessation de paiement.

Néanmoins, un professionnel indépendant peut faire preuve de discernement si son client est un partenaire historique connaissant une difficulté passagère. Un arrangement à l’amiable peut alors permettre d’étaler le règlement de la prestation dans le temps.

Le client refuse de régler la prestation

En cas de désaccord sur le contenu de la livraison, un client peut décider de refuser de régler une prestation. Le Tribunal de Commerce est habilité à régler ce type de litiges.

Il convient également d’ajouter qu’il s’agit d’une mission potentiellement chronophage. En effet, le professionnel indépendant doit entamer des démarches afin de récupérer les sommes de la commande. Par ailleurs, le non-paiement des factures est un problème comptable dans la mesure où certaines dépenses à régler peuvent survenir.

Le mécanisme de la TVA

Enfin, dernier point et non des moindres, la gestion de la TVA. Cet impôt porte sur la consommation des biens et services des particuliers. Les entreprises qui collectent la TVA sur leurs factures de vente doivent la reverser à l’Etat. Dans le même temps, la TVA payée par les entreprises sur leurs achats peut être déductible sur leur déclaration de TVA.

La déclaration mensuelle de TVA d’un professionnel indépendant doit reprendre les montants de TVA collectée sur les ventes et les montants de TVA déductible sur les achats. En la matière, il est important de suivre les étapes suivantes pour réaliser des déclarations de TVA sans erreur :

1. Identifier le bon taux de TVA. Il existe plusieurs taux de TVA en fonction de la catégorie de biens ou services vendue. Pour les professionnels indépendants, il s’agit généralement de prestations de services adossées à un taux de TVA de 20 %.
2. Veiller aux profils particuliers de clients. Pour les prestations livrées en Corse ou dans les DOM-TOM, un taux de TVA réduit s’applique. Il est essentiel de bien intégrer ces éléments dans la réalisation de la facturation.
3. Faire attention aux exceptions. Dans certaines situations, la facture émise par le professionnel indépendant peut se réaliser en HT. Ainsi, en cas de vente à un client situé dans l’Union Européenne ou hors-UE, la facture doit faire figurer une mention spécifiant l’absence de TVA facturée.