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Les contraintes administratives représentent une part non négligeable du travail d’un indépendant. Souvent complexe, l’administratif prend du temps sur le cœur de métier exercé. Il existe alors deux possibilités : adopter une organisation optimale ou déléguer à un assistant professionnel.
Il existe ainsi un ensemble de techniques permettant d’optimiser le travail administratif. Nous vous livrons donc 5 conseils pour organiser son travail efficacement.
Un indépendant perd souvent du temps à rechercher le document adéquat pour réaliser une formalité administrative. Ainsi, pour éviter ces désagréments, il convient de :
Il convient aussi de noter que l’article 1316-1 du Code Civil établit une équivalence probatoire entre un document papier et numérique. La transition numérique peut alors devenir un réel assistant pour gérer son patrimoine documentaire.
Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) offrent également de multiples fonctionnalités qui peuvent plaire aux indépendants :
Ces logiciels peuvent devenir votre meilleur assistant. Ils automatisent certaines missions et permettent une mise à jour facilitée des documents. En effet, un changement de dénomination, de logo, de capital social ou de siège social s’applique immédiatement sur l’ensemble des devis et factures.
Il existe également des applications mobiles permettant de mieux organiser son travail administratif et sa prospection commerciale. Ces assistants peuvent être d’une aide précieuse (lisez notre article à ce sujet ).
Les formations peuvent aider à comprendre les formalités administratives pour y répondre plus rapidement. Un entrepreneur indépendant peut alors décider d’allouer une partie de son temps à sa formation personnelle.
Il convient de noter que des financements existent pour les formations professionnelles. En tant que salarié, un professionnel acquiert des droits à la formation. Il peut utiliser ses droits lorsqu’il devient indépendant en consultant le site du Compte Personnel d’Activité. Il existe également des financements pour comprendre la création d’entreprise.
Les litiges et les incompréhensions avec les partenaires (clients ou fournisseurs) peuvent également être source de perte de temps. Lorsque les problèmes surviennent, le professionnel indépendant doit alors consulter l’ensemble des documents de cadrage pour faire valoir ses droits.
Afin d’éviter de perdre du temps dans ses relations commerciales, il convient d’encadrer le processus de chaque prestation :
Les exigences qu’un entrepreneur indépendant fixe à ses clients s’appliquent également lorsqu’il passe des commandes à ses fournisseurs. La clarté des relations commerciales représente un gain de temps et de sérénité non négligeable.
Le suivi administratif peut être facilité grâce à certains outils de prévisions comptables. Parmi les outils les plus pertinents pour les indépendants, nous avons donc :
La société Links Consultants est le pionnier du portage salarial en France. Le statut de salarié porté apporte un vrai accompagnement sur les missions administratives. En effet, le portage salarial repose sur des principes simples :
Cette organisation du travail apporte, aux entrepreneurs, davantage de liberté et de sécurité. Il convient de préciser que le soutien entier dans la gestion administrative fait partie du cœur de métier des sociétés de portage salarial. En effet, ce rôle d’assistant administratif figure dans la Convention Collective du secteur.
Pour en apprendre davantage, nous vous conseillons la lecture de notre article sur les avantages du portage salarial.