Comment organiser ses prochaines rencontres professionnelles en physique ?

L’importance du retour à la normale

Le gouvernement français a été dans l’obligation de prendre des mesures exceptionnelles depuis le début de l’épidémie. Certains secteurs d’activité ont dû s’arrêter temporairement ou mettre en place les règles de distanciation sociale. Depuis le 11 mai dernier, le gouvernement amorce un déconfinement partiel pour relancer une économie à l’arrêt depuis le début mars 2020. Le 2 juin va marquer le début d’une nouvelle étape du déconfinement.
Même si bon nombre de professionnels doivent prendre les transports en commun pour travailler, le télétravail reste l’option à privilégier pour les entreprises. À partir du 2 juin, et dans les départements dits verts, les secteurs du loisir, de la culture et de la restauration vont pouvoir rouvrir leurs portes. Des règles sanitaires strictes encadrent cette reprise de l’activité.
La réouverture de certaines entreprises (comme les bars et restaurants) ainsi que la fin de la limitation des 100 km de déplacement facilitent les rencontres professionnelles en physique. Il convient, toutefois, de respecter certaines règles et de faire preuve de vigilance.

Distanciation sociale en entreprise : pour quels enjeux ?

Le gouvernement impose aux entreprises des mesures d’urgence d’ordre sanitaire. Ainsi, lorsque le télétravail n’est pas possible, les entreprises doivent garantir une nouvelle organisation, respectueuse des règles de distanciation sociale. Pour ces entreprises, l’enjeu est de réduire au maximum les possibilités de contact entre les personnes.
Cette obligation aux entreprises présente deux variantes en fonction du secteur concerné :

• Les secteurs dits « essentiels » sont soumis à une obligation de moyen. Cela signifie que l’entreprise ne risque aucune fermeture si l’objectif de distanciation sociale n’est pas pleinement atteint.
• Les autres secteurs d’activité sont, en revanche, concernés par une obligation de résultat. L’entreprise s’expose, dans ce cas de figure, à un avertissement, une amende voire une fermeture si les règles ne sont pas appliquées.

Pour mettre en œuvre ces mesures essentielles, les entreprises doivent fonder leur stratégie sur une analyse précise des risques. Le facteur risque dépend donc de différents critères, comme l’activité exercée ou le contexte de travail des salariés. À l’issue d’une étude fondée sur l’expérience, chaque entreprise peut ajuster ses décisions comme un maintien complet, partiel, ou la fermeture provisoire de leurs locaux.

Règles de distanciation dans un local professionnel : comment les définir ?

Il existe, à ce jour, différents moyens concrets de respecter les mesures de distanciation physique au travail. Dans un premier temps, il est nécessaire de respecter une distance minimale de 1.5 mètre entre les professionnels.
Certains lieux de travail disposent de marquages au sol afin de délimiter les zones. La présence d’équipements de protection est vivement recommandée, comme le port du masque et un accès permanent au gel hydroalcoolique.
Pour les espaces de travail collaboratifs, il est envisageable d’organiser un étalement des temps de travail et de pause. L’enjeu est également de limiter l’accès aux espaces propices à recevoir trop de monde.
La mise en place de ces mesures est en assurance vis-à-vis des professionnels comme des partenaires externes. Ainsi, lors de rencontres professionnelles avec des clients, les règles strictes appliquées permettent de donner une image positive.

Préparer un événement public : comment s’y prendre ?

Pour organiser un événement public, il est nécessaire de rencontrer des intervenants à une distance géographique raisonnable. Par ailleurs, le nombre de participants reste de 10 maximum pour éviter les rassemblements trop importants.
Un événement professionnel est souvent propice aux échanges oraux. Or, nous savons que la parole reste aujourd’hui un vecteur de diffusion important du virus. Pour échanger en toute tranquillité, ces rencontres professionnelles doivent respecter les gestes barrières suivants :

• Pas de salutation physique entre les différents participants ;
• Respect d’une distance d’un mètre minimum entre chaque intervenant ;
• Port du masque obligatoire pour l’ensemble des intervenants ;
• Présence d’un gel hydroalcoolique en cas d’échange de matériel.

Pour limiter la propagation du virus, l’organisation de ces rencontres professionnelles peut se faire dans des endroits ouverts. Le climat favorable qui va du mois de juin jusqu’à fin septembre peut faciliter la mise en place de ces règles. N’hésitez d’ailleurs pas à transmettre à l’ensemble des participants les mesures sanitaires à respecter.
Les rencontres professionnelles doivent intégrer uniquement les personnes indispensables. Pour les personnes annexes, une présence par les moyens de communication numérique peut être suffisante (visioconférence par exemple). En effet, si la limite de 10 personnes concerne les rencontres en physique, il n’en est rien si cela se fait à distance. Il est tout à fait possible d’organiser un événement public mêlant participants physiques et intervenants à distance.
Enfin, pour le Jour J, il est essentiel de mettre en place des plans de circulation, avec un sens d’arrivée et de départ. L’occupation des locaux doit être minimale et les organisateurs doivent assurer une indication optimale des salles. La distance doit aussi se maintenir durant les réunions, ateliers de travail ou lors de restitution collective. Évidemment, la désinfection des locaux occupés doit s’opérer au terme de l’événement.

En conclusion : quelles perspectives pour la suite

La crise du Coronavirus a amorcé un certain nombre de changements dans le monde du travail. Après une période de deux mois de confinement, le déconfinement partiel a encouragé une reprise de l’activité sans faire l’impasse sur la sécurité. Le télétravail et les rencontres à distance restent à ce jour maintenus dans un grand nombre d’entreprises.
Néanmoins, en prenant les bonnes précautions, il est de nouveau possible d’organiser des rencontres professionnelles en physique. Ces rencontres peuvent avoir pour objet un nouveau partenariat avec un client, l’organisation d’un événement public restreint ou le travail en commun au sein de locaux professionnels.