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Quels éléments mentionner dans vos supports de communication ?

En tant que consultant (et entrepreneur), vous avez l’obligation légale de faire figurer certaines informations sur vos supports de communication (documents imprimés, site web, factures). L’objectif est de répondre à une exigence de transparence et de renforcer la confiance des clients, prospects, fournisseurs et autres partenaires commerciaux, ainsi que les services administratifs, les autorités. Voici ces mentions obligatoires par type de support, physique ou numérique.

 

Sur vos supports imprimés   

Les règles suivantes concernent les flyers et imprimés publicitaires (hors cartes de visite, lettres, invitations) sont requis :

  • votre nom et votre prénom ;
  • vos coordonnées (adresses physique et électronique, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) ;
  • votre numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés.

 

Sur vos factures

Chaque facture doit être facilement identifiable par son numéro séquentiel unique. D’autres éléments sont requis :

  • la date et le lieu d’émission ;
  • votre nom complet ou votre raison sociale ;
  • l’adresse de votre siège social ou lieu d’exercice
  • votre numéro de TVA ;
  • vos coordonnées bancaires ;
  • le descriptif des prestations effectuées avec la date ;
  • le prix unitaire hors TVA (forfaitaire, tarif horaire, taux journalier moyen) ;
  • les éventuelles remises non comprises dans le prix de base ;
  • la TVA avec le taux applicable et le montant, sauf exonération. Dans ce cas, la disposition légale accordant l’exonération doit être portée sur la facture.

 

L’absence de certaines de ces informations vous expose à des sanctions, notamment par l’administration.

Sur votre site internet « vitrine »

En tant qu’entrepreneur individuel, vous devez indiquer :

  •  vos noms et prénoms (en lieu et place de raison sociale) ;
  • votre adresse physique, adresse de messagerie électronique ;
  • votre numéro de téléphone ;
  • votre numéro de TVA intracommunautaire, qui représente votre numéro individuel d’identification fiscale ;
  • les Conditions générales d’utilisation (CGU) de votre site.

 

Si vous êtes immatriculé(e) au registre du commerce et des sociétés, vous devez mentionner :

  • votre numéro SIREN, conformément aux dispositions de l’article D.123-235 du Code de commerce ;
  • la mention « RCS » suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée.

 

Pour un métier réglementé, vous devez insérer une référence à la charte de conduite de la profession ou à l’organisme auquel vous êtes affiliés. Enfin, si vous détenez une autorisation d’exercice, pensez à préciser le nom et l’adresse de l’autorité qui vous l’a délivrée.

Vous devez également fournir, pour l’hébergeur du site, la dénomination sociale, l’adresse physique et le numéro de téléphone). Est également imposée l’indication des moyens (numéro de téléphone, adresse électronique…) permettant de vous joindre en votre qualité de propriétaire du site en cas de problème, litige ou question.

Dernier point essentiel, avec l’entrée en vigueur du RGPD, si vous recueillez des données à caractère personnel sur les utilisateurs, vous devez mettre en œuvre une politique de confidentialité. Outre le numéro de déclaration simplifiée CNIL, vous devez informer les internautes du rôle des cookies et leur permettre de les accepter ou de les refuser sans difficulté.

 

 

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