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Factures impayées : consultants, apprenez à les gérer en toute sérénité !

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Un consultant peut, durant son activité indépendante ou en portage salarial, être confronté à des factures impayées. Les délais de paiement peuvent mettre en difficulté l’entrepreneur et sa trésorerie disponible. Il est primordial de bien connaître ses droits, les possibilités ainsi que les enjeux de la facturation pour gérer au mieux ces aléas de l’entrepreneuriat.

Les différents types de factures impayées

Il existe deux types principaux de factures impayées, celles qui sont en attente de paiement et celles qui risquent de n’être jamais réglées. Les premières s’inscrivent dans l’activité normale d’une entreprise quand les secondes nécessitent une négociation voire un règlement du litige devant les Tribunaux. 
Les factures en attente de paiement entrent dans la catégorie comptable des « Créances Clients ». Il s’agit de dettes que les clients ont envers le consultant qui a vendu ses services. Toutes les dettes, quelles qu’elles soient, sont exigibles.

Lorsque le client laisse à penser que le paiement risque d’être compliqué à obtenir, il devient comptablement un « client douteux ou litigieux ». Dans ce cas de figure, il existe trois situations possibles :

  • Le consultant réussit à obtenir le versement de la prestation. La facture est donc entièrement soldée.
  • Le consultant accorde une faveur au client et accepte d’abandonner une partie du montant demandé. La créance client devient alors, en comptabilité, une perte sur créances irrécouvrables. Cela se traduit par une augmentation des charges et donc une diminution du résultat de l’année.
  • Les négociations et les tentatives n’aboutissent pas et le client refuse de payer le montant de la prestation. Seules les démarches juridiques sont alors possibles pour obtenir le paiement demandé.

Dans ce dernier cas, la procédure à engager est simple et se traduit en 3 étapes essentielles :

  1. Le consultant envoie une injonction à payer délivrée par un juge ou un huissier.
  2. En cas de refus de l’injonction à payer, l’entreprise cliente peut être déclarée en « cessation de paiement ».
  3. Le Tribunal de Commerce statue sur la situation de l’entreprise cliente et peut prononcer une « liquidation judiciaire », c’est-à-dire la fermeture définitive de la société

Une facture non payée peut donc avoir des conséquences douloureuses pour l’entreprise cliente.

Calculer ses besoins pour couvrir les factures impayées

Les factures impayées sont, avant tout, un manque en matière de trésorerie et de disponibilités en banque. Cela peut générer des difficultés pour la pérennité de l’activité dans la mesure où des charges fixes sont, quant à elles, à régler immédiatement (locations, consommations énergétiques, achats divers, salaires, etc.). Un consultant qui vit cette situation doit prévoir ces fluctuations financières. Cela se traduit par la création d’une réserve de trésorerie pour gérer les délais de paiement. Il s’agit du Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Un consultant doit apprendre à identifier le montant de son BFR pour gérer facilement les décalages entre la réalisation des prestations et leurs paiements.

Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) repose sur les stocks et les créances clients. L’existence d’un stock signifie un décalage entre l’achat et la vente de marchandises ou de produits. De la même manière, les créances clients représentent également une temporalité différente entre la livraison des prestations et leurs paiements. Pour calculer le BFR, il suffit d’additionner les stocks et les créances clients. Il convient ensuite de voir si le total obtenu permet de financer les dettes envers l’État, les organismes sociaux, les salariés et les fournisseurs. Ces dettes sont généralement celles qui peuvent mettre l’activité en difficulté.

Les solutions pour gérer sereinement les impayés

Un consultant peut opter pour différentes solutions s’il souhaite se protéger par rapport aux impayés ou aux délais de paiement. La solution la plus simple à mettre en œuvre reste la demande d’un acompte. Le consultant demande aux clients de lui verser 10, 20 ou 30 % du prix total de la prestation avant le démarrage de celle-ci. L’acompte dispose d’un double avantage pour le consultant :

  • Il permet au consultant, de bénéficier de moyens financiers rapidement. 
  • Il permet de vérifier immédiatement la solvabilité du client. 

Un client qui n’est effectivement pas en mesure de régler l’acompte n’aura pas la possibilité de payer la totalité de la prestation. Le taux d’acompte est librement fixé par le consultant, ce qui permet de gérer soi-même les montants nécessaires à la bonne marche de la prestation.

Un consultant peut également choisir de fixer des pénalités de retard exigible sans qu’une relance soit nécessaire. Il reste important de bien faire apparaître ces pénalités dans les Conditions Générales de Vente. Néanmoins, cette solution reste peu engageante commercialement. Un client qui vous aura payé des pénalités de retard sera un client perdu. L’application stricte de pénalités peut être également perçue comme un signe de faiblesse financière et faire fuir d’autres clients potentiels. 

La gestion des factures d’un consultant en portage salarial

Dans le cadre d’un contrat de portage salarial, les règles sont sensiblement différentes de celles s’appliquant aux indépendants ou aux autoentrepreneurs. Le portage salarial repose sur une relation tripartite où les clients règlent les factures directement à la société de portage. Cette dernière collecte les paiements pour les convertir en rémunération salariale pour le consultant. 
Cette disposition change fondamentalement la situation, et ce pour deux raisons :

  • Un client mauvais payeur s’expose à des démarches légales et administratives de la part de la société de portage. La société de portage salarial peut aider le consultant dans sa démarche pour obtenir le paiement effectif, ce qui n’est pas nécessairement le cas des indépendants et des autoentrepreneurs.
  • Le consultant porté continue à être rémunéré même si le client n’a pas payé ou que le solde de la prestation n’a pas été reçu. Un contrat de portage salarial repose sur une relation de confiance entre un consultant et une société de portage qui s’inscrit dans la durée. Seule l’absence de clients ou un problème important de la société cliente peut justifier l’arrêt des rémunérations pour le consultant porté. Ainsi, la gestion comptable, le suivi des impayés et la continuité des rémunérations perçues font partie des avantages principaux du portage salarial.

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