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Comment organiser un événement professionnel ?

Les événements professionnels apportent énormément aux entrepreneurs qui les organisent. Toutefois, la préparation d’un événement professionnel nécessite une rigueur toute particulière. Vous êtes un professionnel indépendant et souhaitez organiser un événement ? Notre article vous détaille les points à prendre en compte.

Les atouts d’un événement professionnel

Un événement professionnel est un rassemblement qui va s’adresser à certains profils de professionnels ou se limiter à un domaine d’activité particulier. Les atouts d’un événement professionnel sont multiples, ne serait-ce qu’en matière de visibilité et de dynamisme pour son entreprise.

Un événement professionnel permet donc de communiquer en amont et en aval de la tenue dudit événement. Ainsi, en règle générale, l’organisation d’un événement professionnel permet de doper sa visibilité sur les réseaux sociaux et de nouer de nouveaux partenariats.

L’organisation d’un événement professionnel permet aussi de montrer sa polyvalence. En effet, cette mission nécessite de travailler sur une pluralité d’aspects :

  • la communication et le marketing pour faire connaître et donner envie de venir à l'événement ;
  • la comptabilité pour gérer le budget de l’événement ;
  • le management pour encadrer l’éventuelle équipe qui organise l’événement ;
  • la logistique avec les préparations que nous allons voir plus bas ;

 

Préparation d’un événement : les points à respecter

La préparation d’un événement repose sur trois points majeurs à respecter. Tour d’horizon des éléments à prendre en considération.

La préparation matérielle

De prime abord, un professionnel indépendant doit travailler sur la préparation matérielle de son événement professionnel. Ce point suppose d’intégrer plusieurs paramètres :

  • La qualité du matériel. Il est évident qu’un matériel qui dysfonctionne est du plus mauvais effet pour les personnes présentes à l’événement. Dès lors, un professionnel indépendant doit réaliser des tests et des essais sur les équipements tels que le micro, le rétroprojecteur, les enceintes, la connexion internet ou encore l’éclairage.
  • Le lieu de l’événement. Il est nécessaire de bien indiquer le lieu et les modalités d’accès à l’événement en fonction des modes de transports.
  • Le confort sonore. En parallèle du premier point, il est également nécessaire d’analyser le confort sonore d’une pièce ou d’une salle. Le confort sonore peut, d’ailleurs, être inégal en fonction de la place que l’on occupe dans la salle. Dès lors, il convient de veiller à ce que les participants aient tous un confort d’écoute satisfaisant. Il faut également penser à limiter au maximum les bruits extérieurs.
  • La disposition des salles. La disposition des chaises et tables d’une salle est aussi un point à prendre en considération. Il convient d’intégrer le fait que certains participants à l’événement risquent d’arriver en retard ou de repartir avant la fin prévue. Il faut donc organiser les chaises et les éventuelles tables pour permettre une circulation optimale sans que cela né vienne déranger les présentations en cours.
  • La signalétique. Enfin, la signalétique est très importante pour éviter que des participants se découragent et s’agacent. Pour bien préparer son événement professionnel, il est nécessaire d'apposer des affichettes permettant de guider les participants vers la salle que vous souhaitez. Ces affichettes peuvent être préparées et installées la veille afin d’éviter de tout réaliser au dernier moment.

 

La préparation personnelle

La préparation personnelle va plutôt se concentrer sur le ou les intervenants de l’événement professionnel. En règle générale, les professionnels indépendants décident d’intervenir eux-mêmes lors de leurs événements, soit en tant que conférenciers, soit en tant qu’animateurs des échanges.
La préparation personnelle va donc concerner, essentiellement, deux points principaux :

  • L’état de forme. Un professionnel indépendant doit apparaître en forme et plein d’énergie lors de son événement professionnel. Ce point suppose de prendre soin de son sommeil et de son alimentation les jours qui précèdent l’événement. Par ailleurs, il est nécessaire d’être bien organisé pour éviter de tout finaliser au dernier moment. Le traitement en urgence de certains points peut épuiser et occuper inutilement l’esprit.
  • La tenue vestimentaire. Un professionnel indépendant doit également se préparer pour adopter une tenue vestimentaire adaptée. La tenue vestimentaire est un critère permettant d’évaluer l’image de marque du professionnel et d’apprécier la qualité de l’événement. Un professionnel indépendant peut aussi prévoir un élément distinctif pour montrer qu’il est l’organisateur de l'événement et, donc, la personne-ressource en cas de problème.
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La préparation substantielle

Enfin, en dernier point, il est nécessaire de travailler sur la préparation substantielle de l’événement. Ce point va donc concerner la substance et le contenu. Si les préparations matérielle et personnelle relèvent plutôt de la forme, la préparation substantielle concerne directement le fond.

Ainsi, une préparation substantielle doit intégrer les points de réflexion suivants :

  • La thématique. Le sujet traité doit être clairement identifié par les participants à l’événement. En effet, il est déconseillé de mentir sur le thème pour accroître le nombre de participants. Ces derniers pourraient alors en sortir déçus.
  • Le pitch. Le pitch est un résumé vendeur permettant de présenter, en quelques secondes, un point particulier. Il est donc nécessaire, pour un professionnel indépendant, de travailler un pitch de son activité. Ce pitch va permettre aux participants de retenir des mots-clés caractérisant l’activité du professionnel indépendant.
  • La problématique. Le sujet d’un événement doit également s'accompagner d’une problématique. Il s’agit de définir l’axe de traitement et d’analyse d’un sujet. Pour obtenir le plus de participants possible, la problématique doit être innovante et percutante.
  • Le développement. Enfin, le développement constitue le plan que va suivre le professionnel indépendant lors de son intervention durant l’événement. Ce plan doit être clair, structuré et bénéficier d’un support PowerPoint. Il est possible d’imprimer tout ou partie de ce plan et de ce développement pour les distribuer aux participants.
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Développer son activité avec le portage salarial

Développer son activité passe, bien souvent, par la case événement professionnel. Toutefois, l’organisation de ce type d’événement nécessite de travailler sur de multiples points. De nombreux professionnels indépendants ont alors besoin d’un accompagnement plus ciblé sur les autres facettes de leur profession, comme la comptabilité, la fiscalité ou le volet social.

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