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Comment organiser ses finances lorsque l’activité est réduite ?

Contrairement au salarié, les revenus du freelance ne sont pas fixes et dépendent de sa capacité à décrocher des missions. De plus, étant son propre employeur, il doit régler lui-même les charges sociales, assurances, impôts… Et pour éviter les déconvenues en période de baisse d’activité, il doit gérer au mieux son budget tout au long de l’année. Quelques règles essentielles doivent ainsi être suivies pour maintenir l’équilibre entre ses rentrées et sorties d’argent et pérenniser son activité.

Dissocier ses comptes bancaires professionnel et personnel

Bien que le micro-entrepreneur qui génère un chiffre d’affaires inférieur à 10 000 € pendant 2 ans n’ait pas l’obligation d’avoir un compte séparé, il est vivement recommandé de dissocier ses finances personnelles et professionnelles.

  • Ce système donne une vision claire des flux liés à son activité de freelance et facilite la comptabilité
  • En outre, il évite de prélever pour des dépenses personnelles l’argent nécessaire pour alimenter le fonds de roulement.

Le compte peut être ouvert auprès de la même banque, ce qui permet souvent de bénéficier de réductions sur les frais, dans un établissement différent. De nombreuses offres adaptées aux indépendants existent d’ailleurs sur le marché, auprès des enseignes traditionnelles ou des banques en ligne.

Établir un budget prévisionnel

Même si les revenus du freelance sont difficiles à estimer sur le long terme en raison de leur irrégularité, il est indispensable d’établir un prévisionnel de ses recettes et dépenses au moins pour quelques mois, idéalement pour l’année en cours :

  •  les paiements des clients réguliers ou ponctuels ;
  • les investissements (achat de matériel, licence pour un logiciel) ;
  • les charges récurrentes fixes ou variables (loyer, électricité, abonnement internet, téléphone mobile et fournisseurs de logiciels en mode SaaS, prime d’assurance (responsabilité civile ou professionnelle, invalidité, automobile, assurance vie, complémentaire santé), frais publicitaires et de prospection…) ;
  • les cotisations sociales obligatoires à verser chaque mois aux différents organismes concernés ;
  • la TVA payable mensuellement si le freelance y est assujetti ;
  • l’impôt sur le revenu à régler tous les mois ou tous les trimestres et non annuellement afin d’en alléger le poids ;
  • les bénéfices (ou pertes) ;
  • sa propre rémunération.

Les informations nécessaires à l’établissement du budget peuvent être prélevées directement depuis les relevés bancaires du compte professionnel. C’est ce que proposent des logiciels tels que Mint.

Important : il est indispensable d’anticiper les périodes d’inactivité (vacances,  congés maladie), mais également d’inclure une marge pour les imprévus qui pourraient l’empêcher de réaliser ses prestations.

Facturer le plus rapidement possible

La plupart des clients ne paient pas les factures de leurs prestataires dès leur réception. Ces derniers ont donc intérêt à facturer aussi tôt que possible afin d’éviter le manque de liquidités. Faute de pouvoir accélérer la finalisation de toutes les missions en cours, il faut au moins envoyer sa facture dès qu’un projet est bouclé afin d’espérer recevoir tout ou partie du paiement dans les meilleurs délais.

Suivre régulière sa trésorerie

Bien entendu, pour être efficace, ce budget doit être vérifié et mis à jour régulièrement avec :

  • les futures facturations,
  • les factures clients payées,
  • les factures impayées et celles dont le délai de règlement est expiré pour une relance rapide.

Grâce à des outils dédiés tels que Freebe, la mise à jour des encaissements se fait en temps réel. Sur cette base, il calcule automatiquement les montants du chiffre d’affaires, des bénéfices, des cotisations sociales, et le cas échéant de la TVA.

Cette méthodologie permet d’avoir une vision fiable à long terme de la santé financière de la microentreprise, et en conséquence, de réaliser les ajustements nécessaires le plus tôt possible et d’éviter de dépenser plus que ce que l’activité rapporte. Pour cela, il est essentiel de définir des stratégies pour promouvoir l’activité et gagner davantage, mais aussi de s’interroger sur la pertinence des dépenses et trouver un moyen de les réduire, comme par exemple :

  • changer de mutuelle au profit d’une couverture mieux adaptée à ses besoins,
  • demander à bénéficier de la Couverture Maladie Universelle Complémentaire (CMU-C) ou de la complémentaire santé (ACS) en cas de ressources faibles.

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