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Les différentes exigences comptables, fiscales ou administratives ont démultiplié le volume des documents produits. Leur gestion s’avère, dès lors, indispensable et cruciale pour la sécurité des entreprises. Cette gestion documentaire est souvent déléguée à des tiers experts, spécialistes de ces questions. Vous souhaitez accompagner les entreprises dans leurs missions de gestion documentaire ? Notre article fait le point, pour vous, sur les éléments à connaître.
La construction d’une offre de service articulée autour de la gestion documentaire doit se structurer en plusieurs étapes clés. Tour d’horizon des points à ne surtout pas négliger.
L’archivage, le stockage et la conservation des documents professionnels sont des missions strictement encadrées par la loi et les réglementations. Plusieurs articles de loi sont à maîtriser avant de rédiger une offre commerciale. Ainsi, nous pouvons citer les articles suivants :
Une bonne compréhension du rôle et des missions de la CNIL fait également partie des prérequis. Cette organisation, créée en 1978, s’occupe de la protection des données personnelles. Les documents professionnels des entreprises peuvent comporter des informations privées concernant les salariés. Ces documents entrent donc dans le champ d’application des missions de la CNIL.
Par ailleurs, comme dans toute mission en lien avec le volet réglementaire, il est fortement recommandé de réaliser une veille juridique. Ce travail de surveillance des évolutions légales va permettre d’anticiper les changements et préparer son activité en conséquence.
Ce second point va se concentrer sur les méthodes de travail et les outils utilisés par l’entreprise d’archivage. Ainsi, un consultant indépendant qui souhaite travailler sur ces questions doit définir les processus d’archivage qu’il est en mesure de proposer à ses clients.
Dans ce contexte, plusieurs questions doivent se poser sur le format des documents à conserver. Ces documents peuvent être numériques ou physiques. Or, dans le cas de la conservation de documents physiques, le prestataire doit travailler le volet logistique. Ainsi, le stockage et la conservation de documents physiques nécessitent d’appréhender les points suivants :
En complément du point précédent, un prestataire en gestion documentaire doit former les salariés de l’entreprise cliente pour une prise en main optimale. Ainsi, stocker les documents ne signifie pas qu’une entreprise ne les utilisera ou consultera plus.
Bâtir une offre de gestion documentaire ne doit pas se limiter aux aspects de sécurité. Il est également nécessaire de prévoir la consultation des différents documents en fonction des usages. Ce point nécessite d’être en mesure de travailler sur deux axes principaux :
Enfin, le métier de gestionnaire des données, également appelé record manager, s’accompagne de plusieurs normes professionnelles. Ces normes sont autant d’outils pour structurer son activité que pour rassurer ses clients sur ses méthodes de travail.
Ainsi, en termes de normes professionnelles traitant du record management, nous pouvons citer :
Les besoins des entreprises évoluent et de nombreux professionnels indépendants souhaitent se positionner rapidement sur certains marchés. Or, bien souvent, la création d’une entreprise nécessite de réaliser des formalités qui peuvent ralentir l’exercice de l’activité.
Ainsi, de plus en plus de professionnels indépendants choisissent la voie du portage salarial pour travailler rapidement avec des entreprises clientes. Ces dernières apprécient le cadre sécurisant du portage salarial dans la mesure où les formalités commerciales sont supervisées par l’entreprise de portage salarial employeuse.
Vous souhaitez lancer votre activité et le portage salarial vous intéresse ? Contactez rapidement les équipes de conseillers experts de Links Consultants.