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Remboursement des frais : comment ça marche ? | Portage salarial

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Bien que vous soyez en portage salarial, vous avez des frais comme un auto-entrepreneur, contrairement à ce dernier vous avez la possibilité de vous les faire rembourser. Vous devez distinguer les frais de missions et les frais professionnels ? Comment faire la différence ? Comment demander le remboursement ? Nous répondons à ces questions.

Les conditions de remboursement de vos frais en portage salarial

Au cours de votre activité en portage salarial, vous êtes amené à effectuer des dépenses dans le cadre de votre mission. Pour vous rembourser, la société de portage salarial doit impérativement se reporter aux critères de l’URSSAF qui fixe des règles concernant certains frais. Concernant le montant du remboursement, ce dernier varie selon les sociétés de portage salarial. C’est un critère supplémentaire à prendre en compte avant de choisir la société qui vous accueillera.

Les différents frais professionnels

Deux types de frais sont à distinguer, les frais refacturables (frais que votre client accepte de prendre en charge dans le cadre de votre mission) et les frais non refacturables (frais liés à votre activité de consultant mais qui ne sont pas pris en charge par votre client).

Les frais refacturables

Les frais facturables ou les frais de missions sont ceux en rapport avec une mission. Ils concernent notamment vos frais de déplacements, d’hébergement ou encore de restauration. Lors de la négociation avec votre client au sujet des modalités, il est important de les intégrés dans vos honoraires. Ces frais de mission doivent figurer dans le contrat de prestation rédigé par votre société de portage salarial. Il vous revient de lui transmettre ces informations. Pour rappel, ce contrat est signé à chaque mission par l’entreprise cliente.  

Les frais non refacturables

Les frais non facturables ou frais de fonctionnement correspondent à vos dépenses liées à vos missions mais qui ne sont pas pris en charge par vos clients.  Il s’agit sont par exemple tous les frais liés à vos campagnes de prospection, votre abonnement téléphonique ou votre connexion internet, l’achat de vos fournitures, etc.

Chaque société de portage salarial met en place ses propres critères. Si vous achetez un produit informatique, certaines remboursent une partie, d’autres non. De même, leur barème défini par rapport au salaire brut varie. Ces informations vous sont communiquées lorsque vous signez votre convention d’adhésion avec votre société de portage salarial. Avant de vous engager, il est important de voir le détail des dépenses prises en compte.

Les démarches pour être remboursé

Pour les frais de mission, vous devez être convaincant auprès de l’entreprise cliente et justifier ces frais, notamment les frais kilométriques car ils sont encadrés par des dispositions légales depuis 2013. Pour les frais de fonctionnement, chaque société de portage salarial a ses conditions mais toutes vous demanderont des justificatifs pour vous les rembourser. Certaines, et selon la nature des frais, peuvent vouloir que la facture soit à leur nom. De même, vous avez un délai et une procédure pour faire votre requête qui sont propres à chaque entreprise. 

Selon la société de portage salarial, la prise en charge des dépenses est différente ainsi que le montant redistribué.

Le remboursement de ces frais est-il un avantage ?

Être remboursé de vos frais est un avantage à ne pas négliger. Aucune charge sociale n’est retenue sur le montant qui est remboursé. De plus, vous ne devez pas l’intégrer dans vos revenus. C’est un élément à prendre en compte lorsque vous hésitez entre plusieurs statuts avant de lancer votre activité.