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Pour les dépenses de fonctionnement vous devez déjà être sous contrat de travail et en activité avec une tolérance maximale de 3 mois consécutifs sans salaire pour certains types de frais (nous consulter).
Achat du mobilier par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié reste toutefois propriétaire :
Ce que dit l’URSSAF : Remboursement des frais dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs (ex : bureau, fauteuil, étagère, meuble de rangement, lampe)
Vigilance
Il s’agit uniquement de dépenses inférieures à 500 € HT. Dans le cas contraire, il s’agit d’une immobilisation (traitement différent voir process spécifique) / un seul achat par type de dépenses par an.
Les forfaits téléphonique et internet font partie des éléments indispensables à l’activité du consultant indépendant. Une partie seulement des frais mobiles et internet pourra être remboursée par l’entreprise.
Ce que dit la loi : la loi précise que le remboursement des sommes engagées au titre de l’utilisation des NTIC doit être calculé aux frais réels et non sur une base forfaitaire.
Ce que dit l’URSSAF : concernant les NTIC, la part des dépenses professionnelles est déterminée sur la base de la déclaration du salarié qui évalue l’usage professionnel et retenue dans la limite de 50 % de l’usage total.
Vigilance
Une prise en charge par type d’abonnement (un fixe et un mobile maximum)
Le matériel informatique peut être assimilé à un frais car il est directement utilisé dans le cadre de votre activité de consultant. La récurrence avec laquelle ce matériel sera renouvelé est également prise en compte (un achat par type de matériel par an maximum pour ne pas être assimilé à une dépense somptuaire qui serait imposable, à moins d’une panne, perte ou vol, qu’il faudra nous justifier). Tout équipement permettant de mener à bien l’activité́ (imprimante, rétroprojecteur, …) et ne dépassant pas 500 € H.T entre également dans cette catégorie.
Ce que dit la loi : Une dépense ou une charge somptuaire est une charge que l’administration fiscale ne considère pas comme dans l’intérêt direct de l’activité.
Ce que dit l’URSSAF : les remboursements effectués par l’employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié ou assimilé, elle sera remboursée à hauteur de 50 %.
Vigilance
Les montres connectées sont refusées par l’URSSAF car elles sont considérées comme un avantage en nature.
L’achat de vêtements de travail spécifiques tels que ceux qui répondent aux critères de vêtements de protection individuelle (VEPI) sont considérés comme des frais professionnels tout comme les dépenses de leur entretien.
Vigilance
Les achats de vêtements de représentation ne sont pas acceptés
L’achat de fournitures (stylo, feuille, etc.) est accepté dans la mesure où un justificatif détaillé nous est envoyé par courrier.
La TVA est récupérable seulement sur présentation d’une facture au nom et adresse d’ITG. (34 rue Laffitte 75009 Paris).
Les frais postaux sont acceptés en dépenses de fonctionnement sur envoi d’un justificatif original, la TVA n’est pas récupérable sur ce type de frais.
Les frais de formation sont acceptés s’ils sont en relation direct avec l’activité.
La TVA est récupérable si la facture est aux nom et adresse d’ITG.
Vigilance
Le montant de la formation devra être proportionnel à l’activité du consultant
Pour tout autre frais, votre conseiller relation consultants est à votre écoute !
