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Pour être remboursés par l’entreprise, les frais que vous avancez personnellement doivent systématiquement respecter les 3 règles suivantes :
Concernant ce dernier point, vous devez nous transmettre les justificatifs d’achats originaux (factures, notes détaillées, etc.) par voie dématérialisée de chaque dépense faisant l’objet d’une note de frais remboursés par l’entreprise.
Frais refacturables : dans le cadre d’une refacturation des frais, le client ne doit disposer que d’une copie, l’original devant rester chez l’employeur
A NOTER :
Il convient d’être en contrat de travail et avoir une activité (donc un salaire) sur les jours concernés.
Ce que dit l’URSSAF : Le remboursement des frais de repas est exonéré de cotisations pour un salarié en déplacement professionnel, mais pas lorsqu’il s’agit du lieu habituel de la mission figurant dans le contrat commercial.
Vigilance
Les tickets de Carte Bleue ne sont pas considérés conformes / les repas pris à domicile ne sont pas remboursables / Pas de repas le dimanche et jours fériés.
Attention l’achat de matière première n’est pas acceptée, seuls les produits finis dans les magasins de type supermarchés sont acceptés.
Ce que dit l’URSSAF : Le justificatif doit être détaillé (lieux de départ et d’arrivée, montant et date).
Pour les abonnements, 50% sont acceptés.
La TVA n’est pas récupérable.
Vigilance
Un mail de confirmation n’est pas accepté comme justificatif, seule la facture est probante.
Exception
Possibilité de voyager le dimanche soir si veille de départ en mission ou le samedi matin si lendemain de retour de mission
Les frais de péages vous seront remboursés dans le cadre de vos déplacements professionnels sur présentation d’un justificatif. (Facture récapitulative ou ticket original).
Vigilance
La TVA est récupérable sur les tickets de péages originaux uniquement et non sur une facture récapitulative (car à votre nom) / si facture récapitulative il est impératif de ressortir uniquement les trajets professionnels sur le détail (surligner ou entourer par exemple)
Inviter son client ou un partenaire peut présenter un intérêt directement lié à l’activité professionnelle. L’invitation sera cohérente avec les missions et l’activité.
Vigilance
La dépense doit être adaptée à l’activité effective / pas de menu enfant sinon toute la note est rejetée / pas de membres de la famille dans les convives.
Dans le cadre de vos activités professionnelles, vous pouvez vous inscrire à des clubs d’affaires et payer une adhésion/cotisation ou participation à des webinaires, soirées réseaux, salons professionnels.
Vigilance
La dépense doit être en relation directe avec l’activité facturée.
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, les frais kilométriques peuvent être remboursés. Ceux-ci sont automatiquement calculés dans votre déclaration d’activité suivant le barème URSSAF basé sur la puissance fiscale de votre véhicule. Ce barème comprend les frais liés à l’essence, l’usure de votre véhicule et l’assurance.
Ce que dit l’URSSAF : Les lieux de départ et d’arrivée sont impératifs et la distance retenue sera celle correspondant au trajet le plus efficient.
Vigilance
Les frais déclarés sont sous votre responsabilité et doivent correspondre à la réalité (l’URSSAF peut exiger un relevé kilométrique du véhicule) / il est obligatoire de fournir la carte grise, le permis de conduire ainsi que l’attestation d’assurance du véhicule / une quote-part de TVS (taxe sur les véhicules de société) vous sera imputée en cas de déclenchement de la taxe (voir process TVS)
A NOTER :
Tolérance sur le remboursement des indemnités kilométriques pour les locations longue durée uniquement si la carte grise est à votre nom.
Le prêt d’un véhicule par un membre de la famille pour remboursement de frais kilométrique n’est possible qu’aux membres du même foyer (adresse identique- carte grise)
Ce barème comprend nourriture et logement. Ce barème est celui du ministère des affaires étrangères, frais de chancellerie.
Le barème comporte plusieurs abattements, qui sont calculés entre une date de début et de fin. Durant les 3 premiers mois nous prenons le montant total indiqué sur le site du ministère de affaires étrangères. A partir du 4ème mois et pendant les 20 mois qui suivent nous prendront 85% du montant indiqué. Le dernier abattement de 30% (donc 70% du montant reste à rembourser) sera appliqué durant la 3e année après le début de la mission. Ce forfait s’arrête obligatoirement après 3 ans.
Vigilance
Ce n’est pas le temps effectif passé sur place qui sera pris en compte mais le temps écoulé depuis le début de la mission
Exception
Possibilité de récupérer le véhicule le dimanche soir et le retourner le samedi matin
Les frais de carburant sont acceptés uniquement lors de la location d’un véhicule ou d’un prêt de véhicule par le client (auquel cas il nous faut un justificatif tel qu’une mention sur le contrat commercial ou une attestation du client).
Vigilance
Refusés pour les véhicules personnels
Les cadeaux pour clients ou prospects sont acceptés, le montant doit être proportionnel à l’activité du consultant.
La TVA est récupérable pour les cadeaux d’un montant inférieur à 73 €, les noms du client et de son entreprise doivent être spécifiés au verso du justificatif.
La TVA n’est pas récupérable si le justificatif n’est pas au nom d’ITG.
Vigilance
Ne pas dépasser 6 cadeaux par client/an
Les logements de type hôtel ou Airbnb sont acceptés, le montant doit être proportionnel à l’activité du consultant et à la durée de la mission.
Vigilance
On proratise au nombre de jours travaillés et ces frais ne sont pas acceptés si le logement est éloigné du lieu de la mission ou s’il y a plus d’une personne ou d’une chambre dans le logement / si location via un particulier, il faut fournir obligatoirement un reçu et le Cerfa 14004 s’il n’est pas en capacité de faire une facture. Ces frais ne sont acceptés que si le logement est éloigné du lieu de mission.
Exception
Week-end accepté si journée déclarée et si départ en fin de week-end pour une mission sur une semaine entière
Les frais de télétravail sont calculés avec divers documents de votre logement.
Une quote-part de :
Pour chacun de ses frais une quote-part est calculée sur la superficie de votre bureau par rapport a votre logement et aux nombres de jours travaillés durant le mois.
Vigilance
Lors des jours déclarés en télétravail, aucun autre frais tel que repas, transport, etc. ne devra figurer sur la DA.
A NOTER :
Nous attirons votre attention sur le fait que ce type de frais vous demandera beaucoup de travail et de justificatifs pour un montant total relativement faible.
Nous ne prenons pas en charge les frais d’entretien, de réparation et de lavage de véhicule.
Les amendes ne sont pas acceptées, les LOA et LLD ne sont pas acceptés non plus.
